Aydınlatma Metni
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca Aydınlatma Metni
Metin
Aydınlatma Metni
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca Aydınlatma Metni
Son Güncelleme: 25.02.2026
GİRİŞ
Noetica Danismanlik ve Yazilim Ltd. Sti. ("Seans Takip", "Şirket" veya "Biz") olarak, kullanıcılarımızın ve hizmetlerimizden faydalanan tüm ilgili kişilerin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na ("KVKK" veya "Kanun") uygun olarak işlenmesine ve korunmasına en üst düzeyde önem veriyoruz.
Bu Aydınlatma Metni, Seans Takip'in sunduğu web sitesi, mobil/masaüstü uygulamaları ve seans notu yönetimi, OCR ile not çıkarma, görüşen/randevu yönetimi gibi tüm platform ve hizmetler ("Hizmetler") aracılığıyla toplanan kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esasları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Hizmetlerimizin doğası gereği, Seans Takip'in veri işleme faaliyetlerindeki rolü, işlenen veri türüne göre farklılık göstermektedir. Bu metin, Seans Takip'in "Veri Sorumlusu" olduğu durumlar (örn. hesap ve fatura verileriniz) ile Seans Takip'in "Veri İşleyen" olduğu durumları (örn. danışan/seans içerikleri) net bir şekilde ayırmaktadır.
A. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ
KVKK kapsamında, belirli veri işleme faaliyetleri bakımından "Veri Sorumlusu" sıfatıyla hareket eden Şirketimizin bilgileri aşağıdadır:
Ticari Unvan: Noetica Danismanlik ve Yazilim Ltd. Sti.
Adres: ZİYA GÖKALP MAH. SÜLEYMAN DEMİREL BLV. THE OFFICE NO: 7 E İÇ KAPI NO: 136 BAŞAKŞEHİR/ İSTANBUL
E-posta: [info@kliniktakip.com] (Veri koruma ve gizlilik konuları için)
B. KLİNİK TAKİP'İN "VERİ SORUMLUSU" SIFATIYLA İŞLEDİĞİ VERİLER
Seans Takip, Hizmetler'in sunulması, yönetilmesi, faturalandırılması ve yasal yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla doğrudan sizden veya yetkili kıldığınız kurumlardan topladığı veriler bakımından Veri Sorumlusu olarak hareket eder.
1. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Kimlik ve Mesleki Veriler: Ad, soyad, meslek/uzmanlık bilgisi, T.C. Kimlik Numarası (fatura için, varsa), vergi kimlik numarası.
İletişim Verileri: E-posta adresi, telefon numarası, adres bilgisi (fatura için).
Finansal Veriler: Fatura ve ödeme bilgileri, abonelik paketi detayları, ödeme geçmişi, banka bilgileri (IBAN), ödeme altyapısı tarafından saklanan maskelenmiş kart bilgileri.
Hesap ve İşlem Güvenliği Verileri: Kullanıcı adı, (hashlenmiş) şifre, IP adresi, erişim log kayıtları, cihaz ve tarayıcı bilgileri, platforma giriş-çıkış zamanları.
Kullanım Verileri (Anonimleştirilmiş): Hizmetler içinde yapılan işlemlerin anonimleştirilmiş ve toplulaştırılmış analizleri, hizmet kalitesini ölçmek için kullanılan etkileşim metrikleri.
Pazarlama ve İletişim Verileri: Ticari elektronik ileti izinleri, çerez tercihleri, anket ve geri bildirim cevapları.
B.2 İşleme Amacı | Hukuki Sebep (KVKK Madde 5/2)
Kişisel verileriniz, KVKK Madde 5'te belirtilen hukuki sebeplere dayalı olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
İşleme Amacı | Hukuki Sebep (KVKK Madde 5/2)
Üyelik sözleşmesinin (Hizmet Şartları) kurulması, hesabınızın oluşturulması ve yönetilmesi. | (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması.
Seçilen abonelik paketi kapsamında Hizmetler'in sunulması, erişim yetkilerinin tanımlanması. | (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması.
Abonelik ücretlerinin tahsil edilmesi, faturalandırma ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi. | (a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi.
Hizmetler'in güvenliğini sağlamak, sahteciliği veya yetkisiz kullanımı tespit etmek. | (f) Meşru menfaatlerimiz.
Teknik destek sağlamak, hata bildirimlerini ve kullanıcı taleplerini yönetmek. | (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması.
Hizmetler'in performansını analiz etmek, anonim istatistikler oluşturmak ve hizmet kalitesini iyileştirmek. | (f) Meşru menfaatlerimiz.
Yasal zorunluluklara uymak. | (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi.
İsteğe Bağlı: Kampanya, promosyon, yeni özellik duyuruları ve pazarlama iletişimi yapmak. | (KVKK Madde 5/1) Açık Rıza.
C. KLİNİK TAKİP'İN "VERİ İŞLEYEN" SIFATIYLA İŞLEDİĞİ VERİLER (KULLANICI İÇERİĞİ)
Bu bölüm, Seans Takip'in en temel taahhüdünü içermektedir. Hizmetler'e yüklediğiniz, oluşturduğunuz veya OCR ile işlenmek üzere sunduğunuz tüm içerikler ("Kullanıcı İçeriği") bakımından roller değişmektedir.
Veri Sorumlusu: Bu veriler (örn. danışan bilgileri, seans notları, görüşme kayıtları) bakımından Üye (Siz), KVKK uyarınca Veri Sorumlusu konumundasınız. Bu verileri Hizmetler'e yükleyerek işlemek için gerekli hukuki dayanağa sahip olduğunuzu kabul edersiniz.
Veri İşleyen: Seans Takip, bu "Kullanıcı İçeriği" bakımından sadece ve sadece sizin talimatlarınız doğrultusunda hareket eden Veri İşleyen konumundadır.
1. İşlenen Veri Kategorisi: Kullanıcı İçeriği
Hizmetler'e yüklenen, girilen veya oluşturulan her türlü seans notu, OCR görselleri, yapılandırılmış not blokları (tablo/grafik/diyagram) ve ilgili metin içerikleri.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Bu "Kullanıcı İçeriği", doğası gereği, sağlık verileri gibi Özel Nitelikli Kişisel Veriler içerebilir. Bu verileri sisteme yükleme ve işleme sorumluluğu "Veri Sorumlusu" olarak size aittir.
2. Veri İşleme Amacı ve Hukuki Sebep
Seans Takip, "Veri İşleyen" olarak bu verileri yalnızca aşağıdaki amaçlarla ve Hizmet Şartları kapsamındaki talimatlarınız doğrultusunda işler:
Amaç: Talep ettiğiniz işlemi gerçekleştirmek (örn. OCR ile not çıkarma, not taslağı oluşturma, seans notu düzenleme).
Hukuki Sebep: Taraflar arasındaki Hizmet Sözleşmesi'nin ifası (KVKK Madde 5/2-c) ve Veri İşleyen sıfatıyla alınan talimatların yerine getirilmesi.
3. KLİNİK TAKİP'İN KULLANICI İÇERİĞİNE İLİŞKİN TAAHHÜTLERİ
"Veri İşleyen" olarak Seans Takip, "Kullanıcı İçeriği"nizi (danışan verileriniz dahil) gizli bilgi olarak kabul eder ve aşağıdaki hususları kesin olarak taahhüt eder:
Model Eğitimi Yasağı: Kullanıcı İçeriğiniz, Seans Takip'in veya üçüncü tarafların yapay zeka modellerini eğitmek, iyileştirmek veya başka bir kullanıcıya hizmet vermek amacıyla KESİNLİKLE KULLANILMAZ.
Amaç Dışı Kullanım Yasağı: Bu veriler, Hizmet Şartları'nda belirtilen anlık işlemi gerçekleştirme amacı dışında hiçbir ticari veya ikincil amaçla işlenmez, analiz edilmez veya görüntülenmez.
Veri Saklama ve İmha:
Anlık İşlem: OCR veya not çıkarma gibi anlık işlemler için yüklenen içerikler, işlem tamamlanıp sonuç size sunulduktan sonra Ana Şartlar'da belirtilen politikaya uygun olarak imha edilir.
Kalıcı Saklama: Oluşturduğunuz not taslakları ve seans kayıtları, sizin daha sonra erişebilmeniz için hesabınıza bağlı olarak güvenli bulut altyapısında şifreli bir şekilde saklanır. Bu verilere sizden başka kimse erişemez ve bu verileri dilediğiniz zaman platform üzerinden silebilirsiniz.
D. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ
Kişisel verileriniz, Hizmetler'in niteliğine bağlı olarak, web sitemize kayıt formları, platform içi etkileşimler, mobil uygulamalar, çerezler, e-posta ve diğer elektronik iletişim kanalları aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.
E. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI (YURT İÇİ VE YURT DIŞI)
Seans Takip, hukuka uygun bir şekilde işlediği kişisel verilerinizi, KVKK Madde 8 ve 9'a uygun olarak ve gerekli tüm teknik/idari tedbirleri alarak aktarabilmektedir.
1. Aktarım Amaçları:
Hizmetin Sunulması (Alt İşleyenler): Hizmetler'in sağlanabilmesi için teknik altyapı ve barındırma hizmeti alınması (örn. bulut servis sağlayıcıları, OCR/analiz sağlayıcıları), ödemelerin alınması (örn. ödeme altyapısı sağlayıcıları).
Yasal Yükümlülükler: Kanunen yetkili kılınmış kamu kurum ve kuruluşlarından gelen bağlayıcı taleplerin karşılanması.
2. Alıcı Grupları:
Tedarikçiler ve Alt İşleyenler: Hizmetlerin sunulabilmesi için teknik destek aldığımız, veri barındırma, ödeme altyapısı ve güvenlik hizmetleri sunan iş ortaklarımız.
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Yasal talepler doğrultusunda ilgili merciler.
3. Yurt Dışına Veri Aktarımı (Kritik Bilgilendirme):
Seans Takip, "Kullanıcı İçeriği" ve "Hesap Verileri" dahil olmak üzere verilerinizi, güvenli ve yüksek standartlı bir altyapı sunmak amacıyla yurt dışında bulunan veri merkezlerinde barındırabilir.
Bu aktarım, KVKK Madde 9/1 kapsamında, KVK Kurulu tarafından öngörülen uygun güvenceler (örn. standart sözleşme klozları) aracılığıyla gerçekleştirilir. Verileriniz, aktarım süreci boyunca ve bulutta saklandığı sürece güçlü şifreleme yöntemleriyle korunur.
F. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI (KVKK MADDE 11)
Kişisel verisi işlenen "İlgili Kişi" olarak, Kanun'un 11. maddesinde sayılan aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme ve bu işlemin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVKK Madde 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
ÖNEMLİ NOT (Veri İşleyen Sorumluluğu): Seans Takip'in "Veri İşleyen" olduğu "Kullanıcı İçeriği" (danışan verileri) kapsamındaki hak talepleri için, asıl Veri Sorumlusu olan Üye'ye başvurulması gerekmektedir. Seans Takip, bu kapsamda doğrudan kendisine gelen talepleri, Veri Sorumlusu olan Üye'ye yönlendirecektir.
G. BAŞVURU VE İLETİŞİM
Yukarıda sayılan haklarınızı kullanmak için taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak yazılı veya kayıtlı e-posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanmak suretiyle [info@kliniktakip.com] adresine iletebilirsiniz.
Talebiniz en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.